運(yùn)輸帶行業(yè)問題分析的準(zhǔn)備 :在澄清問題,正確評估狀況之后,就需要對已經(jīng)澄清的問題進(jìn)行分析,以確定由誰來處理,怎樣處理,什么時(shí)候處理等具體事宜。這首先需要了解這一過程中存在哪些誤區(qū),應(yīng)該怎樣克服,又有哪些可以采用的技巧。
1.解決問題的困難
解決問題的困難就在于快速和有效地解決問題,這不是一件容易的事情。但是,當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí),人們往往總想快速找到解決辦法,結(jié)果總是會(huì)遇到一些意想不到的事情,妨礙了問題的解決,并產(chǎn)生了新的問題,又進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)。這種經(jīng)歷非常普遍,非常平凡,很容易讓人陷入解決問題的誤區(qū)。
2.解決問題的誤區(qū)
. 誤區(qū)一:妄下結(jié)論
在遇到問題時(shí),很多中國企業(yè)常犯的錯(cuò)誤之一,也是最大的錯(cuò)誤之一,就是妄下結(jié)論。信息不足,卻認(rèn)為已經(jīng)把握了問題;而且只把支持自己觀念的信息用來論證結(jié)論,對與自己的假設(shè)不相符的信息,則故意忽略,甚至進(jìn)行攻擊,最終造成問題無法正確解決。
. 誤區(qū)二:錯(cuò)誤定義問題
妄下結(jié)論很可能是因?yàn)樾畔⒉蛔?,或沒有掌握正確信息。而錯(cuò)誤定義問題則是因?yàn)樾畔?span lang="EN-US">過多,看到很多信息似乎都跟問題有關(guān),使得人們難以分辨哪些是真正重要的信息,從而對問題做出錯(cuò)誤的定義。
. 誤區(qū)三:盲目行動(dòng)
在妄下結(jié)論、錯(cuò)誤定義問題之后,因?yàn)闀r(shí)間緊迫、事情緊急,人們往往盲目行動(dòng),總是希望僥幸碰到解決問題的方法。在行動(dòng)時(shí)沒有核查行動(dòng)是否對解決問題有利;偶爾問題解決了也不知道是怎樣解決的;如果問題沒有解決,則會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的后果。
3.問題分析的作用
要走出這些誤區(qū),就需要一種有效解決問題的方法,而問題分析恰恰是解決問題的橋梁。問題分析的作用在于,它能夠有效地幫助人們觀察實(shí)際發(fā)生和預(yù)期目標(biāo)之間的偏差,從而明確目標(biāo)。只有目標(biāo)明確才能真正有效地解決問題,因此,要解決問題,就要確切地學(xué)會(huì)怎樣定義問題,辨別問題,以及有效地分析收集到的信息。輸送帶銷售人員認(rèn)為是生產(chǎn)過程中出了問題;研發(fā)部門認(rèn)為是原材料出了問題,或是經(jīng)費(fèi)不足;生產(chǎn)部門卻抱怨是研發(fā)部改了新設(shè)計(jì);財(cái)務(wù)部則認(rèn)為經(jīng)費(fèi)不足是因?yàn)殇N售部無法按時(shí)回款。如果參與者不花時(shí)間分析實(shí)際情況,而妄下結(jié)論,就只能讓問題更加復(fù)雜,更不明朗。其次還要避免走入解決問題的第二個(gè)誤區(qū)——盲目行動(dòng)。各個(gè)部門的利益不一樣,視角不一樣。銷售部
門要更換不好賣的產(chǎn)品,希望生產(chǎn)部停產(chǎn);研發(fā)部則要求更多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查研究;生產(chǎn)部卻想盡快恢復(fù)原有的生產(chǎn)方案。各個(gè)部門都只站在自己的立場上想問題,沒有考慮潛在的隱患和經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn),如果草率實(shí)施那些并不成熟的計(jì)劃,只會(huì)陷入更大的困境中。這時(shí)冷靜地羅列難題,用系統(tǒng)的方法收集整理信息,對找到真正的問題大有幫助。
每個(gè)人都可以意識到問題,但面對紛繁復(fù)雜的信息,要做出正確的判斷并非易事,只有獲得與問題本質(zhì)有關(guān)的有效信息,才能分析問題,解決問題。這時(shí)就必須通過提出問題來確定問題,必須全面地描述問題的性質(zhì),分辨可能的原因。同時(shí),要借鑒已有的經(jīng)驗(yàn)和常識,提出導(dǎo)致問題的可能因素,詳細(xì)記錄實(shí)際和預(yù)期結(jié)果之間的偏差,承認(rèn)原因的多樣性和可能性,把這些可能的原因匯總并記錄在表格上,這樣可以避免妄下結(jié)論。
1.確認(rèn)原因
在評估可能的原因時(shí),首先要檢驗(yàn)上一步驟中列出的原因,分析哪些原因?qū)鉀Q問題更加直接,更加重要,要充分利用“描述問題”這一步驟和環(huán)節(jié),看它能否說明問題產(chǎn)生后的一些事實(shí),所以檢驗(yàn)過程可以幫助辨別最可能產(chǎn)生問題的原因。但是,一個(gè)原因往往不能解釋對問題本質(zhì)的描述,“問題分析”的最后一步就是要找到正確的信息。信息證明找到的原因是問題源的真正因素,所以還要確認(rèn)一些尚有疑問的事實(shí),尋找其他的信息,這就需要有效地陳述問題。
2.陳述問題
在解決問題前對問題有清楚的認(rèn)識是非常重要的前提,所以清楚的陳述可以使解決問題有統(tǒng)一的切入點(diǎn)。與需要面對的問題不相關(guān)的信息和材料,都要放棄。只有每個(gè)人對問題都有統(tǒng)一認(rèn)識,才有可能沿著正確的方向分析問題。在識別可能的原因時(shí),要運(yùn)用知識、經(jīng)驗(yàn)和常識來幫助找出若干種可能性,列舉可能的原因,對收集的信息進(jìn)行有效的評估。如果這樣不能找到發(fā)生偏差的原因,則可以使用“問題分析”的技巧。
1.找出不同點(diǎn)
對問題的詳細(xì)描述可以分辨發(fā)生的事實(shí),也可以知道可能發(fā)生卻未發(fā)生的可能,從而使圍繞問題設(shè)立清楚的界限成為可能,進(jìn)而縮小問題的范圍。問題的原因總是與“發(fā)生”的一方有關(guān),與“可能發(fā)生卻未發(fā)生”的事實(shí)相比,問題的原因一定對“發(fā)生”一方有特殊影響,找出問題的不同點(diǎn),可以幫助找到問題發(fā)生的真正原因。
2.找出變化
問題分析的目的在于找出“發(fā)生事實(shí)”和“預(yù)期結(jié)果”之間的偏差。預(yù)期結(jié)果產(chǎn)生問題, 一定有變化導(dǎo)致問題發(fā)生,如果能夠有效地找到這些變化,就可以找到問題真正的原因。
3.列出原因
找到可能和問題有關(guān)的變化可以幫助人們從收集事實(shí)階段進(jìn)入假設(shè)階段,因而可以基于以往的經(jīng)驗(yàn)、知識、常識,詳細(xì)地?cái)⑹隹赡艿脑颉?
確認(rèn)真正原因
問題分析的進(jìn)展基于掌握的有效信息,要確認(rèn)真正的原因,就要證實(shí)每一個(gè)疑點(diǎn),從檢驗(yàn)記錄中的假設(shè)入手,確認(rèn)時(shí)需要收集信息,深入觀察,用實(shí)驗(yàn)證明。只有通過這三個(gè)階段的驗(yàn)證,才能夠確認(rèn)真正的原因。
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